Privacy Statement
Dit Privacy statement beschrijft hoe Scouting Aleida Schiedam (hierna ook omschreven als “wij”) omgaan met persoonsgegevens. Wij verwerken persoonsgegevens van natuurlijke personen die bij ons zijn ingeschreven als lid van de vereniging (“leden”), oudleden, van huurders van onze gebouwen en eventueel van relaties.
Verantwoordelijke
Wij verwerken persoonsgegevens in het systeem "Scouts OnLine" (SOL). De Vereniging Scouting Nederland stelt dit ledenadministratiesysteem beschikbaar. Als je lid wordt van Scouting Aleida Schiedam, wordt je ook lid van Scouting Nederland. Via SOL geeft Scouting Nederland hiertoe bevoegde personen toegang tot je lidgegevens. Je leest alles over het privacybeleid van Scouting Nederland hier: www.scouting.nl/privacy.
Wij zijn verantwoordelijk voor het correct invoeren van deze gegevens alsmede voor de administratie van de verhuur en de publicatie van de foto’s. U kunt contact opnemen met het bestuur via de contactgegevens.
Welke persoonsgegevens verwerken wij?
Voorna(a)m(en), roepnaam, achternaam, geboortedatum, geslacht, adres, postcode, woonplaats, telefoonnummers, e-mailadres jeugdlid, e-mailadres ouders. Indien van toepassing naam, adres, telefoonnummer en e-mailadres van beide ouders. Daarnaast relevante gegevens zoals o.a. gegevens van de ziektekostenverzekering van leden.
In zogenaamde “gezondheidsformulieren” verzamelen wij naast de persoonsgegevens ook gezondheidsgegevens en (bij buitenlandse activiteiten) informatie over paspoort of identiteitskaart.
Van de huurders verzamelen wij naam, adres en contactgegevens van de huurder en indien van toepassing naam, adres en contactgegevens van de organisatie waarvoor zij huren.
Voor welke doeleinden verwerken wij persoonsgegevens?
De relevante vrijwilligers moeten altijd in contact kunnen komen met zowel de jeugdleden als hun ouders. Het bestuur verstuurt de contributienota’s aan de ouders en moet eveneens in contact kunnen komen met de ouders. Wij versturen nieuwsbrieven naar leden en belangstellenden.
Tijdens activiteiten (zowel nationaal als internationaal) dient de leiding op de hoogte te zijn van relevante medische gegevens, bij buitenlandse kampen is ook info over pas/identiteitskaart nodig.
De verhuurder moet altijd contact kunnen opnemen met de huurders.
Na beëindiging van het lidmaatschap bewaren wij de contactgegevens met als doel later mogelijk nog een reünie te organiseren, en via deze gegevens in contact te komen met oud-leden. Ook bewaren we de gegevens om oud-leden uit te nodigen voor een hernieuwde kennismaking of om deel te nemen aan onze activiteiten.
Waar plaatsen wij deze persoonsgegevens
De persoonsgegevens van onze leden worden verwerkt in het landelijke registratiesysteem Scouts Online (SOL). De inschrijfformulieren worden bewaard bij de ledenadministratie.
De gezondheidsformulieren worden bewaard door de betreffende kamp- of activiteitsleiding (en bij buitenlandse activiteiten: de contactpersoon).
De informatie van de huurders wordt bewaard door onze verhuurder.
De foto’s komen op onze website in een fotoalbum; enkele foto’s publiceren we op sociale media en mogelijk in een jaarverslag.
Met wie delen wij deze gegevens?
Bij deelname aan regionale activiteiten moeten wij een deelnemerslijst inleveren, met daarop de namen en soms geboortedata van de deelnemende scoutingleden. Ook sommige kampterreinen vragen deelnemerslijsten. Voor een aantal activiteiten sluiten wij een (reis)verzekering af waarvoor wij relevante gegevens delen met de verzekeringsmaatschappij.
Bij enkele (internationale) kampen of activiteiten moeten wij gezondheidsformulieren delen. Vragen wij u een gezondheidsformulier in te vullen dat met de organisatie van een activiteit moet worden gedeeld, dan melden wij dat u expliciet.
Overige gegevens worden niet met derden gedeeld.
Publicatie van beeldmateriaal
Tijdens de activiteiten, waaronder kampen, kunnen er foto’s en/of video’s worden gemaakt, die een goed beeld geven van onze activiteiten. Onze leden komen op deze foto’s voor. Wij publiceren de foto’s mogelijk in ons groepsblad en jaarverslag, op onze website en deels op de sociale media. Daarnaast kunnen de foto's in een beperkte groep gedeeld worden, zoals in de ouder-Whatsappgroepen.
Op het inschrijfformulier is vermeld dat u hiermee akkoord bent. Deze toestemming kunt u altijd intrekken door dit door te geven aan de ledenadministratie. Naast een algeheel verbod op het gebruik van foto's van uw kind, is het ook mogelijk aan te geven dat uw kind niet individueel, maar wel groepsgewijs, op de foto of in een video mag voorkomen (en wij merken dat dit bij veel ouders de voorkeur heeft).
Hoelang bewaren wij persoonsgegevens?
De ledenadministratie blijft staan in SOL, na beëindiging van het lidmaatschap in de categorie “oud-lid”. Wij bewaren papieren formulieren in een archief.
De gegevens van de huurders bewaren we in een afgesloten archief.
De foto’s blijven in de fotoalbums op internet staan.
Hoe kunt je je persoonsgegevens opvragen, veranderen of wissen?
Je kan je gegevens in SOL altijd zelf inzien en aanpassen (via sol.scouting.nl). Hiervoor kan elk lid, of zijn ouder/verzorger een eigen account aanmaken. Natuurlijk mag je het ook altijd vragen aan de ledenadministratie.
Foto’s worden verwijderd als iemand daar een verzoek voor indient bij het bestuur of de webmasters.
Heb je vragen?
Mocht je nog vragen hebben, neem dan contact op met het bestuur via